1) İzin Kayıtları Neden Kritik?
İzin kayıtları, işveren açısından “kimin ne zaman izin kullandığı” bilgisinden fazlasıdır. Doğru kayıt; işçilik alacaklarında (kullanılmayan izin ücreti vb.) ispat gücü sağlar, denetimde evrak uyumunu artırır, İK planlamasını güçlendirir.
2) Hangi İzinler Kayıt Altına Alınmalı?
İşletmede izin yönetimi sadece yıllık izin değildir. Aşağıdakilerin tamamı kayıt altında tutulmalıdır:
- Yıllık ücretli izin (hakediş, kullanılan gün, bakiye)
- Mazeret izinleri (evlilik, ölüm, babalık vb.)
- Ücretsiz izin (tarih aralığı, onay, gerekçe)
- Rapor/istirahat (rapor tarihleri, SGK bildirimi uyumu)
- İdari izin (şirket kararıyla verilen izinler)
3) İzin Defteri Zorunlu mu? (Pratik Yaklaşım)
Uygulamada “izin defteri” veya “izin kayıt çizelgesi” ile takip sık görülür. Kritik olan; hangi araçla tutulduğundan çok, kayıtların düzenli, doğrulanabilir ve arşivli olmasıdır.
4) Defter mi, Dijital Sistem mi?
İki model de çalışır. Seçim; çalışan sayısı, şube sayısı ve operasyon yoğunluğuna göre yapılmalı.
| Model | Avantaj | Dikkat edilmesi gereken |
|---|---|---|
| İzin Defteri / Kağıt Form | Basit, hızlı, küçük işletmede pratik | Kaybolma/eksik imza riski, arşiv yükü |
| Excel / Basit Tablo | Hızlı raporlama, filtreleme | Sürüm karmaşası, yetkilendirme zayıf kalabilir |
| Dijital İzin Sistemi | Onay akışı, log kayıtları, otomatik bakiye | Doğru kurulum + kullanıcı disiplini şart |
5) İzin Formunda Zorunlu Alanlar
İzin formu/ekranı şu alanları mutlaka içermeli:
- Çalışan adı-soyadı, sicil/ünvan, birim
- İzin türü (yıllık/mazeret/ücretsiz/diğer)
- Başlangıç–bitiş tarihi, toplam gün
- Adres/iletişim (acil durumda ulaşım için, şirket politikasına göre)
- Onaylayan kişi/kişiler, onay tarihi
- Bakiye etkisi (yıllık izinde: kalan gün)
6) İzin Onay Akışı Nasıl Kurulmalı?
En sık hata “kim onaylıyor belli değil” durumudur. Basit ve net bir akış kur:
- Çalışan talep açar (form/sistem)
- Birim amiri onaylar (planlama açısından)
- İK kontrol eder (bakiye/evrak/uyum)
- Onay sonrası kayıt arşive düşer (PDF/log)
7) Saklama / Arşiv Düzeni
İzin kayıtları, ileride doğabilecek uyuşmazlıklarda delil niteliği taşıyabilir. Bu nedenle arşiv düzeni “bulunabilirlik” odaklı olmalıdır.
- Her çalışan için ayrı klasör / dijital dosya yapısı
- Aylık bordro ve puantaj ile çapraz kontrol
- İzin formu → onay → belge/ekler birlikte saklanmalı
Saklama süreleri işletme politikasına ve mevzuat/uyuşmazlık risklerine göre belirlenir. Pratikte amaç: “geri dönüp kanıtlayabileceğin kadar” düzenli arşiv.
8) Denetimde En Çok İstenen Belgeler
- Yıllık izin kayıtları (hakediş + kullanılan + bakiye)
- Puantaj kayıtları
- Ücretsiz izin/onay belgeleri
- Rapor/istirahat evrakı ve SGK bildirim uyumu
- İzinlerin bordro yansımaları (özellikle işten çıkışlarda kullanılmayan izin ücreti)
9) Sık Hatalar
- Aynı kişinin izinleri farklı yerde tutuluyor (Excel + WhatsApp + e-posta)
- Onay yok / tarih yok / imza yok
- Yıllık izin hakedişi ile kullanılan günler uyuşmuyor
- Puantaj–bordro–izin kaydı farklı
- İşten çıkışta “kullanılmayan izin” hesabı kayıtla desteklenemiyor
10) Sık Sorulan Sorular
İzin defteri yerine dijital sistem kullanılabilir mi?
Evet, kullanılabilir. Önemli olan; kaydın doğrulanabilir olması, onay akışının izlenmesi ve arşivin bulunabilir olmasıdır.
İzin kayıtları puantajla aynı mı olmalı?
Evet. Puantaj, bordro ve izin kayıtları aynı gerçeği göstermeli. Çelişki denetimde ve uyuşmazlıkta risk doğurur.
Çalışan izin kullandı ama form yoksa ne olur?
Kayıtsız izinler “ispat” sorununa yol açar. En güvenli yöntem: izin başlamadan önce form/onay ve arşiv.
Yıllık izin bakiyesi nasıl takip edilmeli?
Hakediş tarihi, kullanılan günler ve kalan bakiye tek tabloda izlenmeli; her izin kullanımında güncellenmelidir.